27 Junio 2013
Sobre las certificaciones y el tamaño de letra a utilizar en documentos notariales
En razón de la consulta frecuente que en los últimos días hemos recibido de estimados suscriptores sobre los temas de la referencia, nos permitimos recordarles:
1.- TAMAÑO DE LETRA
A partir de la entrada en vigencia de los nuevos Lineamientos para el Ejercicio y Control Notarial, el pasado 5 de junio, tanto los documentos protocolares como los extraprotocolares deben imprimirse obligatoriamente con un mínimo de tamaño 10. Como recomendación, se sugiere utilizar los tipos de font: Arial, Times New Roman y Calibrí.
2.-CERTIFICACIONES YA NO TIENEN QUE SER NUMERADAS
Habiéndose eliminado el requisito de llevar un consecutivo de certificaciones, tampoco resulta ya obligatoria la asignación de un número a cada una. Muchos colegas nos han manifestado sin embargo que por cuestiones de orden, control y hasta de facturación, prefieren seguir llevando este consecutivo.
3.- CERTIFICACION DE COPIAS
En el caso de las certificación de copias, aparte de los requisitos ya conocidos: numeración de las copias, firma y sello del notario en cada una, se establece ahora que en la razón notarial, aparte de indicarse ese número de copias certificadas deberá el notario hacer una descripción sucinta del contenido del documento. No resulta ya necesaria la mención en dicha razón, del hecho de que la firma estampada del notario haya sido puesta de su puño y letra, tampoco que el sello blanco sea el debidamente registrado ante la DNN.
4.- CERTIFICACION DE MEDIOS ELECTRÓNICOS
En cuanto a la certificación de medios electrónicos, ahora el nuevo texto del art. 17 establece que en caso de que el texto de la certificación provenga directamente de una base de datos de un Registro Público y la transcripción del asiento sea literal, se permirá el uso de guarismos y abreviaciones. Y en estos casos, la hora y fecha de expedición deberá coincidir con las de la consulta que sustenta la certificación.
En cuanto a la certificación de medios electrónicos, ahora el nuevo texto del art. 17 establece que en caso de que el texto de la certificación provenga directamente de una base de datos de un Registro Público y la transcripción del asiento sea literal, se permirá el uso de guarismos y abreviaciones. Y en estos casos, la hora y fecha de expedición deberá coincidir con las de la consulta que sustenta la certificación.
5.- PLAZO DE VIGENCIA EN CERTIFICACIONES NOTARIALES
Por primera vez se establece para las certificaciones notariales un plazo de vigencia de un mes contado a partir de su expedición, o un plazo menor cuando los datos que la sustentan hubiesen variado. Expresamente se señala que en caso de que la entidad pública ante la cual se vaya a hacer valer la certificación, quiera variar este plazo de vigencia, deberá haberlo publicado previamente de conformidad con lo establecido en la Ley 8220 (Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos). Ver sobre este particular artículo 20 de los nuevos Lineamientos.
Por primera vez se establece para las certificaciones notariales un plazo de vigencia de un mes contado a partir de su expedición, o un plazo menor cuando los datos que la sustentan hubiesen variado. Expresamente se señala que en caso de que la entidad pública ante la cual se vaya a hacer valer la certificación, quiera variar este plazo de vigencia, deberá haberlo publicado previamente de conformidad con lo establecido en la Ley 8220 (Ley de Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos). Ver sobre este particular artículo 20 de los nuevos Lineamientos.
6.- TERRITORIALIDAD DE LA FUNCION CERTIFICADORA
Otro aspecto novedoso es la introducción de un concepto de “territorialidad” en relación con las certificaciones notariales. Transcribimos sobre este particular el art. 18 de los nuevos Lineamientos:
Artículo 18. Territorialidad. El Código Notarial establece la facultad certificadora sin ninguna limitación, por lo que el notario costarricense puede trasladarse al extranjero o dentro del país y puede certificar, ya sea con vista en una fuente física o informática, siempre y cuando el acto o contrato tenga efectos en Costa Rica.
Otro aspecto novedoso es la introducción de un concepto de “territorialidad” en relación con las certificaciones notariales. Transcribimos sobre este particular el art. 18 de los nuevos Lineamientos:
Artículo 18. Territorialidad. El Código Notarial establece la facultad certificadora sin ninguna limitación, por lo que el notario costarricense puede trasladarse al extranjero o dentro del país y puede certificar, ya sea con vista en una fuente física o informática, siempre y cuando el acto o contrato tenga efectos en Costa Rica.
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